Multas de hasta 586 mil pesos por incumplir el registro de jornada laboral
Las empresas en México tienen hasta el 1 de enero de 2027 para comenzar a cumplir con la obligación de implementar un registro electrónico de jornada laboral, una medida que exigirá documentar los horarios de entrada y salida de cada trabajador. Ante la entrada en vigor de esta disposición, las organizaciones deberán seleccionar una herramienta, establecer acuerdos con su personal y probar su funcionamiento para evitar sanciones y problemas laborales.
La preparación de este nuevo mecanismo requiere la participación de las áreas de Recursos Humanos, Sistemas y nómina, así como el respaldo de la dirección general. Aunque todavía faltan algunas disposiciones complementarias de la autoridad laboral, las empresas cuentan con un periodo limitado para organizar la transición.
Qué establece la ley sobre el registro electrónico de jornada laboral
La obligación quedó incorporada en la Ley Federal del Trabajo (LFT) mediante una reforma publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 1 de mayo. En particular, la fracción XXXIV del artículo 132 establece que los empleadores deben contar con un registro electrónico que documente la hora de inicio y término de la jornada de cada persona trabajadora.
Estos controles deberán estar disponibles para la autoridad laboral cuando sean solicitados. Sin embargo, al 3 de noviembre, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) todavía tenía pendiente publicar las disposiciones generales relacionadas con el alcance de la obligación y sus posibles excepciones.
El incumplimiento puede representar multas de entre 250 y 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA) por cada trabajador afectado. Con los valores correspondientes a 2026, las sanciones equivalen a cantidades que van de $29,327.50 a $586,550.
Además, en caso de reincidencia, las multas pueden duplicarse, conforme a lo establecido en los artículos 994, fracción IV Bis, y 992 de la LFT.
Raúl Santillán, CEO de FiscoClic, plataforma que atiende a más de 3,000 clientes en México, explica que la preocupación de los directivos ha cambiado conforme se acerca la fecha límite.
«La pregunta que me hacen los directores ya cambió: antes era si de verdad iba a ser obligatorio, ahora es cuánto tiempo tarda en quedar funcionando».
De acuerdo con Santillán, poner en marcha el registro requiere coordinación entre tecnología, Recursos Humanos y nómina, pero también una decisión institucional que involucre a la dirección general.
Las tres decisiones que deben tomar las empresas para implementar el registro de jornada
1. Seleccionar un sistema compatible con las necesidades de operación
La elección de una plataforma no debe basarse exclusivamente en el costo por usuario. Antes de contratar un servicio, las empresas necesitan identificar cómo se distribuye su plantilla y qué condiciones de trabajo deben contemplarse.
Entre los aspectos que deben evaluarse están el número de colaboradores que trabajan en sucursales, realizan actividades en campo o desempeñan sus funciones de manera remota. También es necesario revisar si el sistema puede conectarse con la nómina y conservar un historial de los cambios realizados en los registros.
Un punto importante es que la legislación no obliga a utilizar un reloj checador determinado. Lo que establece es la necesidad de contar con un mecanismo electrónico capaz de registrar la jornada de toda la plantilla y documentar correctamente sus horarios.
2. Acordar con los trabajadores cómo funcionará el mecanismo
La implementación también debe considerar los aspectos laborales. Para que el registro tenga valor probatorio pleno, es necesario acreditar que su utilización fue acordada entre el empleador y los trabajadores.
Por esa razón, las organizaciones deben informar con claridad qué datos se recopilarán, cuál será su propósito y qué procedimientos se seguirán ante situaciones como el olvido de un registro o la necesidad de modificar un horario. Si existe un sindicato, también será importante incorporar su participación en el proceso.
Santillán considera que el respaldo de los directivos puede facilitar la aceptación de esta medida entre los colaboradores.
«Cuando el anuncio lo hace el director general y no un correo de Sistemas, la gente entiende que es una regla de la empresa y no una forma de vigilarla».
El directivo subraya que los acuerdos deben definirse antes de comenzar a utilizar la herramienta, de manera que los trabajadores conozcan las reglas desde el inicio.
3. Realizar pruebas antes de enero de 2027
Comenzar a utilizar un sistema sin haberlo probado puede ocasionar errores en los marcajes, diferencias entre los horarios registrados y dificultades para trasladar la información a los procesos de nómina.
Una opción es habilitar un programa piloto durante diciembre con un área de la empresa. Esto permitiría detectar fallas y comprobar que la herramienta funciona ante distintas modalidades de trabajo, como turnos especiales y horarios variables.
Retrasar la implementación tampoco elimina las consecuencias legales. Si surge una controversia laboral, el empleador deberá acreditar la jornada de trabajo. Cuando no presente los controles correspondientes, pueden aplicarse las presunciones previstas en los artículos 784 y 805 de la LFT.
Asimismo, el artículo 804 establece la obligación de conservar los controles de asistencia durante más de un año. Por ello, los registros generados desde enero de 2027 podrían utilizarse como evidencia en conflictos posteriores.
La falta de información desde el momento en que debía generarse representa un riesgo adicional, ya que reconstruir posteriormente los horarios no ofrece el mismo grado de certeza que contar con registros oportunos.
La reducción de la jornada laboral también exigirá cambios en la operación
La entrada en vigor del registro electrónico coincide con la transición gradual hacia una jornada laboral de 40 horas semanales en México. De acuerdo con los artículos transitorios segundo y séptimo de la reforma, el límite semanal será de 46 horas en 2027 y disminuirá progresivamente hasta alcanzar las 40 horas en 2030, sin reducir salarios ni prestaciones.
Este ajuste tendrá efectos en la organización de las empresas, particularmente en la planeación de costos, la distribución de turnos y la productividad. Mantener el mismo salario con menos horas ordinarias disponibles incrementará el costo relativo de cada hora de trabajo.
Frente a una jornada de 48 horas, ese incremento será de 4.3% en 2027 y llegará a 20% en 2030, según los datos de la información proporcionada sobre la transición laboral.
En este escenario, los registros electrónicos pueden servir para algo más que acreditar el cumplimiento de la ley. La información recopilada también permitirá identificar patrones de trabajo y orientar decisiones operativas.
Entre los indicadores que las organizaciones podrán revisar destacan:
- Carga laboral: detectar equipos que se aproximan de manera recurrente al límite de nueve horas extraordinarias semanales o que acumulan jornadas prolongadas.
- Costos de operación: calcular la proporción que representan las horas extra dobles y triples dentro de la nómina.
- Distribución de horarios: analizar la posibilidad de establecer entradas escalonadas y reorganizar turnos a partir de los registros reales.
- Retención de talento: identificar áreas o puestos donde aumentan las horas extraordinarias, lo que puede advertir sobre problemas de sobrecarga laboral.
El CEO de FiscoClic señala que los datos de las empresas que ya comenzaron a utilizar estos mecanismos muestran una relación entre las áreas con más horas extraordinarias y los puestos donde se registra una mayor salida de personal.
«En las empresas que ya arrancaron, lo primero que aparece es qué áreas cargan con las horas extra. Y muchas veces coinciden con los puestos donde más gente se va».
Qué debe hacer la dirección general antes de enero de 2027
Para evitar que el cumplimiento se convierta en una tarea de último momento, las empresas pueden organizar una ruta de implementación con cinco acciones prioritarias:
- Nombrar a un responsable del proyecto: coordinar a Recursos Humanos, nómina y Sistemas, con objetivos y fechas definidos antes de Navidad.
- Elegir la herramienta: evaluar las alternativas disponibles antes de la primera semana de diciembre y comprobar que respondan a las necesidades de la operación.
- Definir indicadores de seguimiento: establecer reportes mensuales sobre horas extraordinarias, distribución de jornadas y departamentos con mayor carga laboral.
- Preparar la transición hacia 2030: aprovechar los datos obtenidos durante 2027 para anticipar cambios en contrataciones, turnos y distribución de actividades.
- Revisar la gestión del talento: identificar puestos con sobrecarga de trabajo y analizar medidas que ayuden a mejorar la productividad y conservar a los colaboradores.
En junio, la STPS anticipó que habría flexibilidad y plazos diferenciados para micro y pequeñas empresas. No obstante, esa posibilidad no modifica las obligaciones contempladas en la legislación ni elimina la necesidad de preparar los procesos internos.
La implementación del registro electrónico de jornada laboral no se limitará a disponer de una plataforma a partir del 1 de enero de 2027. Las organizaciones también tendrán que garantizar que los datos sean confiables, se integren a sus operaciones y permitan documentar las jornadas ante posibles controversias.
Al mismo tiempo, contar con información precisa sobre los horarios y las horas extraordinarias será un recurso para planear la adaptación a la jornada de 40 horas semanales prevista para 2030.
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